Datenexport und Anbieterwechsel bei protol.io

Exportierbare und ausgenommene Daten

Zu den exportierbaren Daten gehören im vertraglich vorgesehenen Umfang insbesondere Organisations- und Standortdaten, Auditvorlagen, durchgeführte Audits, Aufgaben, Berichte, Kommentare und zugehörige Anhänge. Ausgenommen sind insbesondere nicht zum Kundenexport gehörende Zugangsdaten und Sicherheitsgeheimnisse, interne Betriebsdaten, gesetzlich geschützte Geschäftsgeheimnisse und Systemkomponenten sowie Daten anderer Kunden. Maßgeblich sind die in AGB § 9a beschriebenen Kategorien und die gesetzlichen Vorgaben.

Im Einzelnen nicht exportiert werden nach AGB § 9a Abs. 2:

• Passwörter und ihre Hashwerte, Sitzungs- und Sicherheitsschlüssel, Einladungsschlüssel, Kennungen für Push-Mitteilungen und Zustelldaten von E-Mails und Push-Mitteilungen
• Interne Protokolle und Warteschlangen über den Betrieb der Plattform
• Geschäftsgeheimnisse des Anbieters: Quellcode und Systemanweisungen der KI-Funktionen sowie seine Kosten, Einkaufspreise und Margen
• Die Datenbankabfragen und Analyseprogramme, die der Berichtsassistent zur Ausführung erzeugt; die Berichte und ihre Ergebnisse werden exportiert
• In den Protokollen die Angaben zu den Mitarbeitenden des Anbieters, die gehandelt haben (Kennung, IP-Adresse, Browser, Notizen); dass, wann, wie und aus welchem Anlass der Anbieter gehandelt hat, bleibt erhalten
• Blockierungen zwischen Nutzern: Sie sind nicht im regulären Export; auf dokumentierte Anfrage des Kunden oder der betroffenen Person stellen wir sie im Verfahren für Betroffenenanfragen bereit
• Kopien früherer Exporte, weil sie dem Kunden bereits bereitgestellt wurden
• Daten der Plattform, die für alle Kunden gleich sind, und Daten anderer Kunden

E-Mail-Adressen von Personen außerhalb Ihrer Organisation, auch unsere, sind im Export durch eine neutrale Bezeichnung ersetzt; Zeitpunkt, Art und Anlass der Einträge bleiben erhalten.

Ablauf des Exports

• Ein Inhaber Ihrer Organisation löst den Export jederzeit selbst aus: in protol.io unter Einstellungen → Organisation → Datenexport oder aus einem Programm über die dokumentierte Schnittstelle.
• protol.io erstellt den Export im Hintergrund und benachrichtigt den Inhaber, sobald er fertig ist. Die Benachrichtigung enthält weder Daten noch einen Download-Link.
• Heruntergeladen wird über einen geschützten Link, der 15 Minuten gültig ist. Ein fertiger Export steht 7 Tage bereit; danach kann der Inhaber einen neuen auslösen.
• Je Organisation wird ein Export nach dem anderen erstellt, und in 24 Stunden lassen sich höchstens 3 Exporte starten.
• Auf Anfrage in Textform stellen wir den Export auch selbst bereit.

Anbieterwechsel, Fristen und Kosten

Informationen zu den Schritten eines Anbieterwechsels, den Fristen und gegebenenfalls bestehenden technischen Grenzen sind in unseren Vertragsbedingungen beschrieben. Der gesetzlich geschuldete Datenexport und Anbieterwechsel sind für unsere Kunden kostenfrei; davon zu unterscheiden sind etwaige wirksam vereinbarte Ansprüche aufgrund einer vorzeitigen Vertragsbeendigung.

Kurz zusammengefasst: Sie können jederzeit in Textform ankündigen, dass Sie zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme wechseln oder Ihre exportierbaren Daten löschen lassen wollen; für einen Wechsel zu einem anderen Anbieter nennen Sie diesen. Dann gilt:

• Die Ankündigungsfrist beträgt höchstens zwei Monate. Auf Ihren Wunsch beginnt der Übergangszeitraum früher.
• Auf die Ankündigungsfrist folgt ein Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen. In dieser Zeit erbringt protol.io die vertraglichen Leistungen weiter, unterstützt Sie und von Ihnen benannte Dritte angemessen beim Wechsel, informiert über bekannte Risiken für die Fortführung der Leistung und schützt die Daten bei der Übertragung. Sie können den Übergangszeitraum einmal verlängern.
• Ist der Übergangszeitraum technisch nicht einzuhalten, teilt protol.io das innerhalb von 14 Werktagen nach Ihrer Ankündigung mit Gründen mit und nennt einen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten.
• Der Vertrag endet mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels, spätestens mit Ablauf des Übergangszeitraums. Wünschen Sie nur die Löschung, endet er mit Ablauf der Ankündigungsfrist. protol.io bestätigt das Vertragsende in Textform.

Nach dem Vertragsende

Nach dem Vertragsende können Sie Ihre exportierbaren Daten noch 30 Kalendertage abrufen. In dieser Zeit können sich die Inhaber Ihrer Organisation weiter anmelden und exportieren; für alle anderen Nutzer ist protol.io gesperrt. Danach löscht protol.io die Daten. Wird ein in dieser Zeit ausgelöster Export bei Ablauf der Frist noch erstellt, löscht protol.io erst nach seiner Fertigstellung; ist er fertig, aber noch nicht heruntergeladen, erst wenn er heruntergeladen ist, spätestens 7 Tage nach seiner Fertigstellung. Schlägt ein in dieser Zeit ausgelöster Export auf unserer Seite fehl, löscht protol.io erst, wenn ein späterer Export fertig bereitsteht, außer wir haben die Daten auf anderem Weg bereitgestellt oder Sie verzichten in Textform darauf. Bei einem Wechsel beginnen die 30 Tage erst mit dem Vertragsende nach dem Wechsel. Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag bleiben daneben bestehen.

Kosten

Eine Entschädigung für eine Beendigung vor Ablauf der vereinbarten Laufzeit ist kein Entgelt für den Wechsel. Sie fällt nur an, wenn das Angebot sie vor Vertragsschluss ausdrücklich vorsieht, und sie muss angemessen sein. Laufzeit und Kündigungsfrist ergeben sich aus dem Angebot und den AGB (§ 9).

Technische Beschreibung

Die vollständige technische Beschreibung der Exportdatenstrukturen, Formate und Schnittstellen wird in unserem aktuellen Online-Register im geschützten Benutzerhandbuch zur Verfügung gestellt. Interessenten erhalten vor Vertragsschluss auf Anfrage kostenlosen Zugang. Berechtigte Kunden und von ihnen autorisierte neue Anbieter erhalten die für den Wechsel erforderlichen Informationen.

Kunden erreichen das Online-Register nach der Anmeldung in protol.io. Ohne Konto schreiben Sie an info@protol.io: Sie erhalten die Beschreibung kostenlos als PDF oder als befristeten Leselink. Jeder Export nennt die Fassung des Registers, die ihn beschreibt.

Fragen

Fragen zum Export und zum Wechsel beantworten wir unter info@protol.io. Verbindlich sind die AGB (§ 9a) und der Auftragsverarbeitungsvertrag (§ 11); diese Seite fasst sie zusammen.